Veel van onze klanten maken gebruik van Woocommerce voor hun webshop. Wanneer je tientallen of honderden producten in je webshop hebt is het een geschikte tool om online je assortiment te beheren. Maar wanneer je te maken hebt met meerdere leveranciers, vaak veranderend assortiment of prijzen wil je snel grote aantallen producten kunnen aanpassen en/of toevoegen. Hiervoor bestaat de WooCommerce de Import & export.
De WooCommerce Import/Export functie
WooCommerce heeft een product CSV export- en import mogelijkheid. Je kunt hiermee honderden of duizenden producten tegelijk importeren of exporteren met een enkel CSV-bestand.
Een CSV Bestand is een (punt)komma gescheiden bestand, wat je kunt openen met bijvoorbeeld Microsoft Excel of met Google Sheets.
Waar vind je de WooCommerce Import/Export functie?
Wanneer je in de beheeromgeving van WordPress navigeert naar Producten -> Alle producten kom je in het productenoverzicht uit. Hier kun je kiezen voor (1)Importeren of (2) Exporteren.
Producten exporteren uit WooCommerce
Wanneer je producten wilt exporteren kom je in het volgende scherm uit. In dit scherm kun je kiezen welke kolommen je wilt exporteren. Ook kun je kiezen of je alleen bepaalde producttypes wil exporteren of een selectie van je assortiment wil exporteren door te filteren op productcategorie.
In het veld “Alle kolommen exporteren” kun je de gewenste kolommen selecteren. Het is van belang dat je nadenkt over welke kolommen je aan wil passen of bekijken, en alleen die kolommen te exporteren. Daarnaast is het handig om altijd het ID veld en Artikelnummer veld te exporteren. In het invulveld “Alle kolommen exporteren” kun je selecteren uit het keuzemenu of typen in zoekveld. In ons geval exporteren wij de ID, Artikelnummer, Naam en Prijs.
Vervolgens kun je ook nog kiezen om op een productcategorie te filteren. Dit kan handig zijn als je maar een deel van je assortiment wil bekijken of aanpassen.
Klik vervolgens op “CSV genereren”. Nu wordt er een bestand maakt (dit kan even duren afhankelijk van de grootte van je assortiment). En gedownload door je browser. Je kunt het bestand nu openen in Excel. Het bestand heeft een naam die lijkt op “wc-product-export-“.
Als je het bestand opent zie je in de eerste rij de benaming van de kolommen die je geselecteerd hebt, en in de rijen daaropvolgend de producten.
Let op: Het kan zijn dat je Excel programma het CSV bestand niet goed heeft geïnterpreteerd. Daarom staat alle tekst in kolom A achter elkaar geplakt. Zoals te zien op de volgende screenshot. Als dat bij jou het geval is kun je dat oplossen door de “tekst naar kolommen” te gebruiken.
- Ga naar Gegevens -> Tekst naar kolommen
- Nu verschijnt er een pop-up, Kies vervolgens voor “Gescheiden” en klik op volgende
- Kies vervolgens voor “Komma”, en zet “Tab” uit. klik nu op voltooien.
- De producten zouden nu netjes in kolommen moeten staan, nu heb je je geselecteerde productassortiment in Excel staan.
Het updaten van bestaande producten in Woocommerce
Mocht je je producten nu in bulk willen aanpassen, dan kun je dat doen door eerst je producten eerst exporteren. vervolgens kun je de velden naar wens aanpassen in Excel. In principe kun je elk veld aanpassen, maar let wel goed op dat bepaalde velden zoals prijs alleen nummers mogen bevatten en geen letters. Het ID veld kun je niet aanpassen, omdat WooCommerce het ID veld nodig heeft om te kunnen matchten, het product in jouw excel bestand wordt dan door Woocommerce naast de lijst bestaande producten gehouden, en op die manier weet Woocommerce welk product moet worden bijgewerkt.
Wanneer je je titels, omschrijvingen, prijzen of voorraad hebt aangepast in je excel bestand, kun je deze opslaan. Vervolgens ga je het opgeslagen CSV bestand weer importeren in Woocommerce.
Producten importeren in WooCommerce
Als je producten wilt importeren ga in je WordPress admin paneel naar Producten -> Alle Producten en klik je naast de titel op Importeren (1)
Vervolgens krijg je het volgende scherm te zien:
Hierin kun je het gewenste CSV bestand selecteren.
Let op: Soms is de maximumgrootte te laag ingesteld (bijvoorbeeld op 2 MB) Deze uploadgrootte is aanpasbaar in je WordPress configuratie of op je hosting instellingen. Is je bestand te groot? neem dan contact met ons op.
Vervolgens bepaal je bij “bestaande producten bijwerken” of je nieuwe producten wil importeren, of bestaande producten bijwerken. De import functie kan niet in één keer nieuwe producten aanmaken en bestaande producten bijwerken. Dit is een beveiliging.
Vervolgens klik je op “Doorgaan”.
Het kan zijn dat je CSV bestand niet goed wordt geinterpreteerd, in dat geval zie je op het scherm “kolommen koppelen” geen kolommen staan, op één rommelige kolom na. In dat geval moet je terug naar de vorige pagina en kijk je bij “geavanceerde instellingen tonen” in het veld “CSV-scheidingsteken”. Als hier een komma staat kun je proberen om hier een puntkomma neer te zetten.
Als je bij “Kolommen koppelen” meerdere kolommen ziet, dan wordt je CSV bestand goed gelezen. Het is nog wel van belang om te controleren of alle kolommen juist worden gekoppeld. Als de naam van de kolom overeenkomt met het veld kan WooCommerce al automatisch de kolomnaam en het veld met elkaar koppelen.
Wanneer je zeker bent dat alle kolommen correct staan kun je op de knop “de importeerfunctie uitvoeren” drukken. Vervolgens gaat de Woocommerce webshop voor jou aan de slag om de producten aan te maken en/of aan te passen. Je kunt in een paarse balk de voortgang zien.
Als het importeren klaar is dan laat WooCommerce jou zien wat er gedaan is. Hier kun je zien hoeveel producten er zijn aangemaak, bijgewerkt, overgeslagen of fout gegaan.
Aangemaakt:
Als je hebt gekozen voor het importeren van nieuwe producten, zal de importfunctie nieuwe producten aanmaken
Bijgewerkt:
Als je bestaande producten hebt geexporteerd, aangepast en vervolgens geimporteerd en je hebt de juiste ID kolom meegegeven zal Woocommerce de producten bijwerken met de door jou aangepaste informatie.
Fout:
Als het importeren van een rij fout gaat, krijg je hier melding van. Dit kan komen omdat een product URL afbeelding niet kan worden gevonden. of omdat een type niet juist in het bestand staat. Bijvoorbeeld omdat je perongeluk tekst in het prijsveld hebt gezet.
Overgeslagen:
Een product wordt overgeslagen wanneer je hebt gekozen voor “nieuwe producten importeren” maar je hebt een bestand gegeven waarin producten staan die al bekend zijn. Het Woocommerce systeem zal deze producten dan overslaan.
Als alles goed is gegaan zijn je producten geïmporteerd, gefeliciteerd!
Tip: Controleer altijd steekproefgewijs of de importfunctie heeft gedaan wat jouw intentie was, een klein (typ)foutje is snel gemaakt
Voor meer naslagwerk over de WooCommerce import en export functie kun je ook altijd de website van WooCommerce raadplegen:
Als je er niet uit komt kun je ons altijd benaderen om je te helpen. We kunnen het importeren van nieuw assortiment van je leverancier of het bulk-aanpassen van prijzen voor je uit handen nemen. Op die manier weet je zeker dat het goed gaat.
Wist je dat wij voor meerdere klanten automatisch het assortiment van verschillende leveranciers periodiek importeren? Wil jij dit ook en daarmee veel handmatig werk besparen? neem dan contact met ons op
